Implementeren is vooruitzien, een sleutel tot rendement en continuïteit. Opnieuw aanbesteden is vaak niet nodig als je kwalitatief hoogwaardig hebt geïmplementeerd. Heb je een grondige implementatie nodig dan ben je bij mij aan het goede adres.

Tijdens een aanbesteding van technisch beheer wordt, naar mijn ervaring, goed nagedacht over wat er bereikt moet worden, hoe dat te doen en wat daarvoor nodig is. KPI’s worden gedefinieerd, rapportages worden benoemd, autorisaties worden opgenomen en alle mogelijke risico’s worden ten slotte juridisch afgedekt. Met de vervolgens ontstane overeenkomst gaat het eigenlijke werk pas beginnen, de beschreven werkzaamheden moeten worden opgestart en de KPI’s en beoogde resultaten moeten worden gehaald.

In de praktijk ben ik bij herhaling tegengekomen dat aan de opstartfase relatief weinig aandacht wordt gegeven. Het risico is daarmee groot dat de in het voortraject goed uitgedachte resultaten niet worden gehaald, eenvoudigweg omdat het opstarten (implementeren) te weinig aandacht heeft gekregen. Opstarten kost tijd en wat aandacht krijgt groeit.

Als de resultaten niet worden gehaald leidt dat uiteindelijk, na een paar jaar incubatietijd, tot een nieuwe aanbesteding met alle consequenties van dien. Uiteindelijk zijn er dan alleen maar verliezers. Dit had veelal voorkomen kunnen worden door in de opstartfase meer tijd te besteden aan het goed inregelen van dat wat er moet gebeuren. De afgesproken werkwijze met alles dat daarbij komt kijken zal uiteindelijk stevig verankerd (geïnternaliseerd) worden.

In het algemeen kun je stellen dat tijdens een implementatie van Technisch beheer de volgende onderwerpen moeten worden opgestart / ingeregeld:

  • Uit te voeren werkzaamheden
  • Subcontractors
  • Verwachtingen
  • Tijdlijn
  • Rapportages
  • Systemen (software)
  • Communicatiemomenten
  • Evaluatiemomenten plus doorvoeren leerpunten
  • Facturatie

Vanuit mijn jarenlange ervaring met grotere projecten heb ik inzicht, overzicht en het vermogen sturend op te treden opgedaan. Ik richt me daarbij op grotere implementaties waar het normaalgesproken redelijkerwijs niet van een aanwezige medewerker gevraagd kan worden om naast zijn lopende werkzaamheden een nieuwe overeenkomst op te starten.

Benodigde en goed ontwikkelde skills:

  • Inzicht én overzicht over de afgesloten overeenkomst
  • Organisatiesensitiviteit
  • Het belang van de opdrachtgever begrijpen
  • Kennis van techniek, facilitaire dienstverlening, vastgoed en juridische kaders